Check-in e identificazione degli ospiti: cosa si può fare davvero

Chi affitta una casa per brevi periodi deve guardare in faccia chi entra e confrontarlo con il documento. Il Consiglio di Stato lo ha confermato il 21 novembre 2025, chiudendo un anno di risposte contraddittorie. Nella stessa sentenza c'è un passaggio che interessa chi gestisce da lontano, dove il Collegio osserva che dispositivi di videocollegamento predisposti all'ingresso potrebbero permettere quella verifica: è un'osservazione contenuta nella motivazione e non una disciplina del videocheck-in, e più avanti si vede perché la differenza conta. Quello che di sicuro non regge più è il codice mandato per messaggio due giorni prima, con il documento caricato su un form e nessuno che controlli. La keybox non è vietata dalla sentenza, ma può esserlo dal regolamento del tuo comune.

In breve

• Check-in di persona, tuo o di un collaboratore. Regge, ed è l'ipotesi ordinaria dell'articolo 109.
• Videocollegamento all'ingresso, con confronto in tempo reale. Possibile secondo la lettura della sentenza, ma senza standard tecnico e senza una norma che disciplini il videocheck-in.
• Documento raccolto giorni prima, poi codice o keybox. Non basta, perché la verifica non cade nel momento in cui l'ospite entra.
• Copia del documento tenuta dopo l'invio ad Alloggiati Web. Va cancellata o distrutta. Acquisirla per compilare le schedine è invece legittimo.
• Keybox. La sentenza non la vieta, ma il regolamento di polizia urbana del tuo comune può vietarti di installarla dove pensavi.

La regola sta in una riga dell'articolo 109

L'articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza dice al comma 1 che i gestori di strutture ricettive e i proprietari di case e appartamenti per vacanze «possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d'identità o di altro documento idoneo ad attestarne l'identità secondo le norme vigenti». Il comma 3 aggiunge la parte che tutti conoscono, cioè la comunicazione alle questure entro ventiquattro ore dall'arrivo. Il termine ridotto a sei ore per i soggiorni sotto la giornata esiste, ma nel testo dell'articolo 109 consultabile su Normattiva non lo trovi: sta nell'articolo 1, comma 1, del decreto ministeriale 7 gennaio 2013 come modificato dal decreto ministeriale 16 settembre 2021, in vigore dal 12 gennaio 2022. Il portale Alloggiati Web è ancora più severo e scrive che, se il soggiorno è inferiore alle ventiquattro ore, le generalità vanno inviate all'arrivo stesso.

Sono due obblighi distinti, e si confondono di continuo. Il primo riguarda l'identificazione e si consuma alla porta. Il secondo riguarda la comunicazione e si consuma su Alloggiati Web. Si può adempiere benissimo al secondo e violare il primo, che è la situazione in cui si trova chi carica le schedine il giorno dopo senza aver mai visto in faccia nessuno.

Anche chi concede l'immobile in locazione breve, senza offrire alcun servizio ricettivo, è soggetto all'obbligo di identificazione. L'articolo 19-bis del decreto legge 113/2018, introdotto dalla legge di conversione 132/2018, è una norma di interpretazione autentica: l'articolo 109 «si interpreta nel senso che gli obblighi in esso previsti si applicano anche con riguardo ai locatori o sublocatori che locano immobili o parti di essi con contratti di durata inferiore a trenta giorni». Il resto degli adempimenti, dal CIN all'imposta di soggiorno, sta nella guida alle regole comune per comune sulla sponda veronese.

Un anno di risposte contraddittorie

Nel novembre 2024 il Capo della Polizia firma la circolare prot. n. 38138 del 18 novembre 2024, secondo cui le procedure di check-in automatizzato senza identificazione de visu non soddisfano l'articolo 109. Il 27 maggio 2025 il TAR Lazio, sezione I-ter, la annulla con la sentenza n. 10210, e per quasi sei mesi il check-in da remoto torna praticabile. Il 21 novembre 2025 il Consiglio di Stato, sezione terza, con la sentenza n. 9101 accoglie l'appello del Ministero e riforma la sentenza di primo grado respingendo il ricorso: l'annullamento cade e la circolare torna efficace. Le spese dei due gradi sono compensate per la peculiarità della questione, che è il modo in cui un giudice dice che il punto era davvero incerto.

La massima pubblicata dall'Ufficio del massimario della Giustizia amministrativa è asciutta: il gestore «deve verificare de visu la corrispondenza delle generalità delle persone alloggiate con quelle attestate nei documenti di identità, quantomeno con riguardo alla fotografia effigiata nel documento». Nel corpo della sentenza la formulazione è meno perentoria, perché il Collegio scrive che entrambi gli adempimenti presuppongono quella verifica.

L'apertura che conta

Il Consiglio di Stato non ha scritto che serve una persona in carne e ossa dietro un bancone. Ha scritto che serve un confronto, e che quel confronto deve stare attaccato all'ingresso. I dispositivi di videocollegamento predisposti dal gestore all'ingresso della struttura possono bastare, purché idonei ad accertare «hic et nunc, l'effettiva corrispondenza tra ospite e titolare del documento di identità», con il documento «esibito o trasmesso con altro canale telematico all'atto dell'accesso alla struttura». Gli esempi che il Collegio fa sono due: «spioncino digitale o QR code che faccia un fermo immagine».

Va però letto per quello che è. Il Collegio introduce quel passaggio «per scrupolo di completezza» e lo chiude osservando che la circolare «non tocca questi aspetti, né per converso li esclude categoricamente»: sta dicendo che la circolare censura le procedure estreme senza pronunciarsi su quelle intermedie, non che il videocollegamento sia conforme. La massima ufficiale lo enuncia in forma affermativa, il corpo della sentenza no. Tradotto per chi deve decidere: una procedura costruita sul videocollegamento oggi si regge su una lettura ragionevole della motivazione, non su una regola scritta, e conviene saperlo prima di spendere in hardware.

Quello che sposta l'organizzazione di una casa è il momento in cui guardi, più del mezzo con cui guardi. Un documento raccolto tre giorni prima resta un documento raccolto tre giorni prima, per quanto lo si sia guardato bene.

Manca poi un atto che fissi lo standard tecnico del videocollegamento ammesso. Alla data di questo articolo non risulta emanata alcuna circolare né alcun decreto che traduca quel passaggio in requisiti verificabili, e sono passati poco più di nove mesi: il portale Alloggiati Web, che è la fonte operativa che l'host consulta ogni giorno, non nomina né il de visu né il videocollegamento. Chi installa un sistema oggi lo fa interpretando una motivazione, non una specifica.

Cosa si può fare, secondo la sentenza

La keybox, e i divieti che non parlano di identificazione

Una cassetta portachiavi non identifica nessuno, e non è quello il suo mestiere. Il Consiglio di Stato non la nomina come oggetto vietato: censura la procedura in cui l'ospite entra senza che nessuno abbia verificato chi è. Una keybox usata dopo un videocollegamento riuscito è un modo di consegnare le chiavi, e nulla più.

I divieti comunali che si leggono in giro nascono altrove. Il 4 dicembre 2025 il Consiglio comunale di Milano ha modificato l'articolo 90 del Regolamento di polizia urbana, con efficacia dopo trenta giorni e quindi dal gennaio 2026. Il divieto copre l'installazione su arredo urbano, segnaletica stradale, recinzioni, cancellate e pali della luce collocati su suolo pubblico, e si estende «anche a strutture private che si affacciano o sporgono su spazio pubblico»: la scatola appesa al tuo cancello che dà sulla strada rientra nel divieto. Le sanzioni vanno da 100 a 400 euro, con rimozione coattiva senza preavviso e spese a carico di chi l'ha installata. La motivazione giuridicamente più solida è l'occupazione di suolo pubblico senza autorizzazione né corrispettivo, e per questo il divieto è facile da replicare: Roma e Firenze erano arrivate prima di Milano.

Nessuna di queste regole parla di identificazione: riguardano dove appendi la scatola. Sulla sponda veronese del Garda, sulle fonti pubbliche che abbiamo consultato al 31 agosto 2026, non risultano divieti analoghi. È però un'affermazione che va presa per quello che è, perché gli albi pretori dei comuni piccoli non sono indicizzati in modo esaustivo e il quadro si muove in fretta. Prima di installare una keybox su qualcosa che affaccia sulla strada, conviene una verifica al regolamento di polizia urbana del tuo comune.

I documenti: il passaggio che quasi tutti sbagliano

Il 29 aprile 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha diffuso una nota di chiarimento indirizzata alle associazioni di categoria, ed è la novità più recente di tutta questa vicenda. Il passaggio centrale va letto per intero, perché troncato a metà dice il contrario di quello che dice: «la normativa in materia di pubblica sicurezza non richieda agli esercenti delle strutture ricettive forme di raccolta e conservazione della copia del documento di identità degli ospiti, al di fuori di quelle meramente strumentali all'inserimento dei dati medesimi nel sistema "Alloggiati Web" e, pertanto, al rilascio, da parte del sistema, della relativa ricevuta di accettazione, a cui deve conseguire, necessariamente, la cancellazione (digitale) o la distruzione (materiale) della copia del documento eventualmente acquisito, qualora ancora trattenuta».

Quindi non è vietato acquisire la copia del documento: è vietato tenerla. Puoi acquisirla se ti serve materialmente per compilare le schedine, e appena il sistema rilascia la ricevuta va cancellata o distrutta. Il Garante indica anche come i dati andrebbero raccolti, cioè «senza effettuare foto con dispositivi mobili o fare ricorso a servizi di messagistica [sic] istantanea (ad. es. "whatsapp"), o comunque evitando il ricorso a modalità che non presentano le caratteristiche idonee al rispetto della normativa richiamata». La foto della carta d'identità che gira su WhatsApp è la pratica più diffusa e la più esposta, ma la clausola finale è più larga e copre qualunque canale inadeguato.

La stessa nota aggiunge tre obblighi pratici che quasi nessuno ha recepito. Il personale che fa il check-in va istruito, con indicazioni puntuali, sul divieto di fare o trattenere copie dei documenti dopo la comunicazione. Se il check-in avviene con un dispositivo capace di acquisire copia digitale del documento, all'ospite va chiarito che quelle immagini non vengono archiviate. E i fornitori dei servizi di gestione delle prenotazioni e di acquisizione dei documenti vanno nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, cosa che chi lavora con un PMS o con un servizio di check-in in cloud spesso non ha mai fatto.

Le due pronunce sembrano tirare in direzioni opposte e invece si incastrano: il Consiglio di Stato ti chiede di guardare, il Garante ti chiede di non archiviare. Chi ha costruito il proprio check-in intorno a un archivio ordinato di documenti ha risolto un problema che nessuna delle due autorità gli aveva posto, e ne ha lasciato aperto un altro.

L'avvertimento riguarda proprio le soluzioni tecniche nate per rispondere al Consiglio di Stato. Ad agosto 2025 il Garante ha aperto un'istruttoria, tuttora in corso, su strutture che per identificare gli ospiti usano scanner capaci di acquisire e conservare copia per immagine del documento, ed è quello che fanno parecchi sistemi di self check-in in commercio. Quando valuti un dispositivo, la domanda da fare al fornitore è se l'immagine del documento viene conservata da qualche parte, e per quanto: un sistema che archivia risponde alla sentenza e finisce sotto l'altro fronte.

Sul Garda, in concreto

In Veneto convivono due binari che vengono scambiati l'uno per l'altro con una certa regolarità. ROSS1000 serve alla rilevazione statistica dei flussi turistici e raccoglie i dati periodicamente, per l'indagine ISTAT sul movimento dei clienti negli esercizi ricettivi. Alloggiati Web è pubblica sicurezza e viaggia ospite per ospite, entro le ventiquattro ore. I due sistemi non dialogano fra loro: dopo aver registrato gli alloggiati su ROSS1000 puoi generare un file, ma sei tu a doverlo caricare su Alloggiati Web, e questo malinteso è una delle vie più comuni per finire in violazione dell'articolo 109. La pagina regionale sulle locazioni turistiche, aggiornata all'8 ottobre 2025, per la parte di pubblica sicurezza rinvia direttamente al portale della Polizia di Stato.

All'arrivo si incassa anche l'imposta di soggiorno, con tariffe e scadenze diverse da un comune all'altro della sponda est: calcolo, versamento e dichiarazione stanno qui.

Una domanda che torna spesso: accogliere di persona sposta la casa nella categoria delle strutture ricettive? La qualificazione dipende dai servizi che offri agli ospiti durante il soggiorno, ed è un ragionamento che abbiamo fatto per esteso nella regola dei servizi, con esempi.

Cosa si rischia

Qui la differenza che conta non è l'importo, è la natura della violazione. L'articolo 109 non prevede una sanzione propria e non compare fra le violazioni depenalizzate dall'articolo 17-bis, quindi si applica l'articolo 17 del TULPS, che punisce con l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a quattrocentomila lire, cioè 206 euro. L'importo è stato fissato in lire nel 1994 e non è mai stato riscritto in euro, ed è il motivo per cui su Normattiva il numero 206 non lo trovi. Resta però una contravvenzione penale e non un illecito amministrativo: non ricevi una multa, apri un procedimento. È ammessa l'oblazione ai sensi dell'articolo 162-bis del codice penale, versando metà del massimo dell'ammenda, quindi circa 103 euro, oltre alle spese del procedimento, ma non è un diritto: il giudice può respingere la domanda avuto riguardo alla gravità del fatto, ed è esclusa quando restano conseguenze dannose o pericolose che il contravventore potrebbe eliminare. Quello che pesa sono i mesi di procedimento e il fatto che la posizione penale è intestata a te, non alla casa.

Il lavoro che comincia dopo la porta

Fatta la verifica, comincia la parte che decide come andrà il soggiorno: spiegare dove si parcheggia, a che ora chiude il forno del paese, come funziona la caldaia, dove si noleggiano le bici. Livenly lavora esattamente lì, con una guida digitale per ogni casa e un concierge che risponde agli ospiti in più lingue a qualunque ora. L'identificazione resta un gesto tuo, con una faccia davanti. Se gestisci più case sulla sponda veronese e vuoi organizzare meglio tutto quello che viene dopo, vediamo insieme come lavoriamo con i proprietari.

Informazioni verificate su fonti primarie al 31 agosto 2026. Questo articolo non sostituisce il parere di un professionista: per le scelte che riguardano la tua situazione specifica, in particolare sul trattamento dei dati personali, conviene un confronto con un consulente.